Organização e bom controle financeiro são cruciais para o sucesso de toda empresa. Mas essas tarefas vão muito além de gerir o fluxo de caixa ou manter o capital de giro saudável. Desconhecidos por muitos empreendedores, os custos invisíveis também precisam ganhar a atenção dos empresários.
Difíceis de ser identificados, esses custos invisíveis costumam não ser contabilizados nos relatórios financeiros. Em uma alusão, podem ser comparados à parte submersa do iceberg, ou seja, não estão ao alcance dos olhos, mas podem causar grandes estragos.
Em cada empresa esses custos podem ser diferentes, por isso é importante fazer uma análise detalhada de cada situação. Eles podem estar relacionados com diferentes frentes: desde a cultura da empresa, até a falta de engajamento dos colaboradores e as ferramentas utilizadas para desenvolver as tarefas diárias.
Neste artigo, desenvolvido pela Mango Tree, um coworking no centro de São Paulo, você entenderá:
- O que são custos invisíveis
- Como identificá-los
- De que forma eliminá-los
O que são custos invisíveis?
São custos indiretos, que envolvem, principalmente, os processos produtivos. Dependendo da situação da empresa, podem ser verdadeiros empecilhos para o crescimento sustentável dos negócios, afinal sugam os lucros que poderiam tornar-se investimentos importantes.
Os custos invisíveis envolvem a empresa como um todo. Alguns deles são:
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Processos lentos
Diante de um mercado cada vez mais acelerado pela digitalização, a burocracia nos processos pode custar muito caro. Representa ficar obsoleto, ser ultrapassado pela concorrência e perder o interesse dos consumidores.
As empresas de destaque têm investido em metodologias ágeis, com o objetivo de acelerar os processos e tornar projetos mais eficientes.
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Colaboradores desmotivados
Quando os colaboradores não se empenham para entregar o melhor resultado possível e não se engajam com o propósito da empresa, a produtividade e as chances de sucesso diminuem. A empresa passa a viver em um clima de morosidade, no qual qualquer coisa é motivo para boatos e falatórios.
Para mudar essa realidade, investe-se muito em estratégias de employee experience – que vão desde benefícios mais vantajosos, até momentos de descontração e ambiente de trabalho saudável – e em equipes colaborativas, voltadas para o alto desempenho.
Uma das formas de melhorar o ambiente de trabalho é a partir da estrutura do escritório. Os coworkings podem ajudar nessa questão sem que seja necessário grandes investimentos. Na Mango Tree, um coworking na República, em São Paulo, por exemplo, há salas de escritórios exclusivas com toda uma estrutura para reuniões e momentos de descontração.
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Ferramentas desatualizadas
A tecnologia evolui a cada dia, e saber utilizá-la para melhorar os processos da empresa é essencial. Softwares antigos, desatualizados e incapazes de auxiliar os colaboradores de forma a facilitar o trabalho são comuns – e precisam ser substituídos.
Cada vez mais as soluções digitais serão utilizadas como apoio para agilidade e assertividade na realização de tarefas. Empresas e funcionários precisam estar preparados para fazer o melhor uso possível dessas facilidades e focar no que de fato pode ser mais rentável para os negócios.
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Gestão precária
Falta de comunicação entre as equipes, ausência de prioridade e organização das tarefas, senso de urgência para todas as demandas, incompetência de colaboradores para ocupar o cargo que estão… São alguns erros de gestão que acabam gerando custos invisíveis.
Quando tudo é importante, nada é. Além disso, a falta de perspectiva de melhora desanima os colaboradores e aumenta o turn over, fazendo com que a empresa tenha que investir em processos de contratação e treinamento com frequência.
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Falta de monitoramento de indicadores
Todo projeto iniciado requer um certo investimento por parte da empresa. Não acompanhar os KPIs e monitorar a eficiência desses projetos para corrigir falhas e evitar gastos desnecessários é um erro comum.
Isso também vale para o monitoramento da entrega de cada pessoa da equipe. Tal conhecimento pode ser utilizado para direcionar feedbacks, criar estratégias de engajamento e até investir em treinamentos para construção ou reciclagem de habilidades.
Como identificar os custos invisíveis e eliminá-los
Como dito anteriormente, os custos invisíveis podem variar de empresa para empresa. Alguns são mais evidentes do que outros, mas é importante buscar identificar todos eles.
Para isso, indica-se fazer uma varredura na empresa como um todo, envolvendo todas as áreas. A análise servirá para avaliar processos, tecnologias utilizadas, buscar feedbacks de funcionários e entender o dia a dia.
O ponto principal é o mapeamento de todos os processos, a fim de identificar gaps, como a perda de tempo em tarefas desnecessárias ou a refação por falta de comunicação prévia.
Outra questão importante é compreender como está a eficiência e produtividade da equipe. A partir disso, decisões como substituição de colaboradores, investimento em treinamentos ou mudança de mindset podem ser tomadas.
Tal análise deve tornar-se rotina da empresa. Com a ajuda dos dados coletados no dia a dia, será possível tomar ações rápidas e evitar que os custos invisíveis fação parte da rotina dos negócios.
