Enquanto o mundo, aos poucos, volta a se abrir, as empresas precisam rever suas estratégias de local de trabalho. Em especial, repensar quanto espaço físico de escritório elas de fato precisam. Paralelamente, o trabalho remoto ganha destaque e o escritório virtual aparece como uma solução que abre portas para empreendedores e profissionais autônomos que não precisam estar todos os dias no mesmo endereço.
A palavra virtual, pode até sugerir um local que só existe no mundo digital, mas não, o escritório virtual mescla as características do físico com o digital, serviços que auxiliam o trabalho remoto sem a sobrecarga de um longo contrato de aluguel e a burocracia administrativa. Mas, como isso é possível? A solução oferecida por coworkings permite que empresas tenham endereço comercial e fiscal, além de uma estrutura física quando necessário e, ao mesmo tempo, oferece estrutura para o trabalho ser desenvolvido remotamente, como atendimento telefônico especializado.
Assim, quando a opção da empresa é por flexibilidade, o escritório virtual aparece como uma escolha eficiente que gera credibilidade e, consequentemente, vantagem competitiva. Isso porque uma empresa que tem endereço fixo, pronto-atendimento e pode ter uma estrutura para receber clientes sai na frente. Algo que se torna ainda mais contundente em espaços de coworking como a Mango Tree, que está localizada em endereço privilegiado no histórico e acessível centro de São Paulo.
Modelo de trabalho híbrido e escritório virtual, o que eles têm em comum?
O modelo de trabalho híbrido combina o formato presencial com o remoto. Os profissionais passam a ter alguns dias da semana no escritório e outros remoto, com a liberdade de escolha do local onde o trabalho será realizado. A presença física não é mais necessária o tempo todo, mas constitui algo importante na estratégia de relacionamento e desenvolvimento das equipes e dos negócios.
O escritório virtual, por sua vez, permite que profissionais autônomos, empreendedores e seus funcionários, trabalhem remotamente com o apoio de uma estrutura física, que pode ser utilizada com facilidades quando necessário. É a escolha de quem entende que é possível trabalhar de forma remota, no home office ou no anywhere office, mas que o físico pode ser importante em alguns momentos.
Pode-se dizer que a característica híbrida do escritório virtual é a combinação de recursos físicos e digitais que viabilizam os negócios que não dispõem de um local próprio para desenvolverem suas atividades. Mas que, quando necessário, podem ter acesso a salas de reuniões e espaços de trabalho com prioridade e descontos dentro do coworking que possuem o endereço fiscal.
Quais são as vantagens do escritório virtual?
Embora existam outras opções no mercado para aqueles que trabalham remotamente, a grande vantagem do escritório virtual é que ele está, na maioria das vezes, associado a um coworking, escritório compartilhado onde é possível incentivar a criatividade, além de aprimorar o networking.
Mesmo que de forma digital, o escritório virtual fomenta o networking e as conexões
Outra vantagem é que, ao optar por um escritório virtual, o profissional autônomo ou a pequena empresa têm disponíveis serviços fundamentais, como telefone com transferência de ligações, recepção com endereço físico e fiscal, além de um local para eventuais reuniões.
Mas não é só isso! Quem opta pelo escritório virtual também encontra:
- Baixo investimento e menor custo de manutenção: o sistema de escritório virtual possui diversos planos de contratação, como por demanda ou por pequena mensalidade. É possível escolher uma opção simples, apenas com endereço fiscal, por exemplo, ou ter à disposição toda uma estrutura física já pronta. Não há outra preocupação além de utilizá-la para fechar negócios.
- Gestão facilitada: para um empreendedor, tempo é ouro. Com o escritório virtual ele tem ligações, recados e correspondências administradas por uma equipe já treinada. Além disso, é o espaço de coworking que se responsabiliza por questões burocráticas como alvará e licenças.
- Espaços que oferecem a infraestrutura de uma grande empresa: se o ambiente físico for necessário, salas de reunião equipadas, auditórios, equipamentos para apresentações e conferências, internet de alta velocidade estarão disponíveis.
- Uma excelente opção para expandir os negócios: pode ser uma alternativa para as empresas que querem expandir os negócios para uma cidade diferente, sem todos os gastos de abrir uma estrutura física e ter uma equipe alocada naquela região. Por exemplo, você tem um negócio no Rio de Janeiro e quer expandir para São Paulo: uma solução prática, rápida e de baixo custo, basta contratar um escritório virtual em São Paulo.
Por que esta é a melhor opção para apoiar o trabalho remoto?
O alto custo de manutenção de um endereço fixo e a normalização do trabalho remoto durante a pandemia levou empreendedores a optarem pelo anywhere office. Porém, apesar de a maioria das atividades poderem ser realizadas a distância, em algumas situações é necessário marcar reuniões com clientes ou fornecedores. Quando se tem o serviço do escritório virtual contratado, torna-se mais fácil e menos custoso encontrar um espaço para que isso aconteça.
Outra grande vantagem de fazer parte de uma estrutura de coworking, mesmo que digitalmente – e fisicamente de forma esporádica – é a possibilidade de networking e o terreno fértil para parcerias. Ferramentas de integração online permitem que todos os integrantes do espaço compartilhado estejam em contato constante e troquem informações, criem e inovem.
Eventos proporcionados pelo espaço de coworking, como workshop e palestras, são comuns e os clientes do produto de escritório virtual também são convidados. Fazer parte disso garante que, mesmo optando pelo trabalho remoto, profissionais e empresas se integrem e tenham uma dinâmica acalorada com o mercado.
Conhecendo todas essas vantagens e benefícios, fica mais fácil decidir. Com certeza, investir no escritório virtual é uma estratégia importante para quem deseja criar ou estabelecer uma marca sem aumentar os gastos ou ter que se envolver mais profundamente com as burocracias administrativas inerentes a qualquer tipo de negócio.
